メール容量の制限緩和にかわる仕組みを模索していた

本学では、教職員が使うメールの添付上限を10MBに制限しています。

以前より、もっと大きなデータを扱いたいという要望が教職員からありましたが、メール容量の制限緩和の対応は難しく、代替となる製品もしくは、仕組みがないか模索していました。

一般に利用されているファイル転送サービス等も検討いたしましたが、やはり大学が推進するにあたりクラウドサービス型のサービスでは導入が厳しく、そのような時にSwiftPOSTをご提案いただき、検討をはじめました。

統合認証システムとの連携、アップデータの時限管理機能など、
運用管理の効率化が可能であることが決め手でした

SwiftPOST以外にも、他社から同等製品のご提案もありましたが、最終的に本製品での導入を決定いたしました。

今回のシステムの導入にあたり、大きく２つの選考基準がありました。

一つは、教職員や学生など31,000人を超える本学構成員に提供する仕組みとなりますので、サマリーユーザーを管理するためには本学の統合認証システムとの連携が出来る必要がありました。

もう一つは、メールの容量制限緩和に代わる仕組みではありますが、サーバー容量を無限に用意するわけにはいかないので、容量の管理に関して負担にならない仕組みを探していました。

これらに対して、SwiftPOSTは統合認証システムと連携が出来た事でセキュリティ面での問題をクリアでき、また、サーバーをファイル置き場にさせない、運用管理を効率化したいという要望についても、時限設定機能でサーバー上のファイルを一定期間で削除する事で管理の手間を省きつつ、仮に登録されているサマリーユーザー全員が使用した場合でも、少ない容量で問題なく運用していけるという方法をご提案いただきました。

「メールの付加機能」と言う導入目的以上の利用効果が出てきています

すでに、導入から１年以上が過ぎていますが、多い日には100人を超える利用があり、利用者からも直感的でわかり易いとの声を聞いています。

本学教職員が外部の方々とのやり取りに利用する場面が一番多いのですが、学生の利用も増えてきています。

本学では、授業支援システムがあり、授業や講義の流れに沿って教材や資料などを提供する仕組みが確立されています。教員によっては、SwiftPOSTを授業支援システムの補助機能的に活用されているそうです。学生に追加資料を提供する、学生からの提出ファイルを受け取るなど導入目的以上に効率的な利用も見られます。

導入検討時は、メールの付加機能としての使い方を想定していましたので、当初は利用者と受け手との１対１の使い方が基本になると考えていましたが、運用してみると教員と講義を受ける学生達のような１対多での使い方でもよく利用されているようです。

動画などの大容量データを扱われる事もあり、今後は時限削除期間の緩和よりも、一人当たりの割り当て容量を増やす運用も検討しています。

大学ならではの大人数の利用者更新も問題なく対応出来ました

大学で最も大きな利用者変更の機会は、やはり卒業生と新入生が入れ替わる卒業・入学の時期になります。

運用開始後の初めてのサマリーユーザーの大きな変更の機会が2013年度卒業生と2014年度新入生の入れ替わりでしたが、申請者のみしか使用できない様にフィルタリング等を設定している事等もあり、特に大きな混乱も無く対応出来ました。

このことにより、今後も継続運用していけるとの実感を得ております。

関西大学様 概要

企業名	関西大学
業 種	総合大学
所在地	大阪府吹田市（千里山キャンパス）
設 立	1886年
ＷＥＢ	www.kansai-u.ac.jp